Vieningas verslo procesų valdymas: kelių ISO standartų integracija – kelias į vientisą vadybos sistemą
Sklandus ir vieningas verslo procesų valdymas, pasiektas integruotų ISO standartų dėka – tai vis dažnėjanti praktika įvairių organizacijų gretose. Įmonės, kuriose vyrauja keletą ISO standartų vienijanti vadybos sistema, paprastai džiaugiasi ne vienu privalumu – nuo sumažėjusios administracinės naštos iki augančio efektyvumo.
Jau pelnėte keletą ISO sertifikatų, tačiau skirtingos vadybos sistemos į įmonės veiklą įneša daugiau chaoso nei tvarkos? Aptarkime, kaip suvienodinti procesus, standartizuoti dokumentaciją ir spręsti standartų skirtumus sėkmingai integruojant ne vieną ISO standartą organizacijoje.
Nesinchronizuotos ISO vadybos sistemos = prastas verslo procesų valdymas?
Neintegruotos sistemos – tai problema, kuri paprastai iškyla ISO standartus diegiant skirtingu laiku ir su skirtingais diegėjais. Kokios to pasekmės? Besidubliuojantys procesai, didesnė administracinė našta ar duomenų atitikimai. Pastebėjus laiku, šie trūkumai nebūtinai kritiniai, tačiau juos ignoruojant, ilgainiui šie gali tapti pagrindine priežastimi, kodėl verslo procesų valdymas nėra sėkmingas.
Norint išspręsti šias problemas, kone didžiausia rekomendacija – diegiant visus ISO standartus, net jei šiuos procesus skiria kelerių metų laikotarpis, rinktis tą patį diegėją. Jei tą padaryti sudėtinga – svarbu kaskart peržiūrėti dokumentų valdymo procesus, naudoti bendras metodikas ir vykdyti nuoseklią procesų analizę naujo standarto diegimo metu. Tokie veiksmai leis išvengti procesų dubliavimo ir susikurti aiškesnį žingsnių planą sinchroniškam kelių standartų įgyvendinimui įmonėje.
ISO standartai ir verslo procesų valdymas: kokius integruoti pasirenkama dažniausiai?
Išgirdus apie ISO standartų integravimo galimybę, dažnai kyla klausimas: ar apskritai įmanoma integruoti keletą skirtingų standartų, jei atrodo, kad nei viena, nei kita ISO paremta vadybos sistema neturi nieko bendro? Tiesą sakant, taip – egzistuoja daugybė kombinacijų, kurių dėka sėkmingas verslo procesų valdymas tampa ypač paprastas ir kurios organizacijose sutinkamos dažniausiai. Keletas populiariausių standartų, sinchroniškai diegiamų tarpusavyje – žemiau:
- ISO 9001 – kokybės vadybos sistema.
- ISO 14001 – aplinkos apsaugos vadybos sistema.
- ISO 45001 – darbuotojų saugos ir sveikatos vadybos sistema.
- ISO 27001 – informacijos saugumo vadybos sistema.
Nors šie ISO standartai orientuoti į skirtingas sritis, sėkmingas verslo procesų valdymas neįsivaizduojamas be nė vienos jų. Būtent todėl atvejais, kai diegamas jau ne pirmas ISO standartas, organizacijos dažnai taiko bendrą metodologiją, kuri leidžia sinchroniškai valdyti visus veiklos aspektus.
Sinchroniškas ISO standartų diegimas – kodėl verta?
Tiek vieno, tiek ir keleto ISO standartų diegimas organizacijai suteikia tokias naudas kaip aiškesnės atsakomybės sritys bei augantis klientų pasitikėjimas. Tiesa, pasirinkus kelių standartų integravimą į vieną organizaciją, privalumų atsiranda kur kas daugiau.
Integruodama kelis ISO standartus, įmonė gali pasiekti efektyvesnį verslo procesų valdymą, mažesnę administracinę naštą, geresnį rizikos valdymą ir kontrolę. Taip pat supaprastėja vidiniai auditai, nes vieninga sistema leidžia efektyviau atlikti vertinimus ir nustatyti tobulintinas sritis.
Kelių ISO standartų integracija: kaip tai įgyvendinti?
Pagrindiniai principai, kuriuos žinoti būtina
Sėkmingas verslo procesų valdymas ISO standartų dėka neatsiejamas nuo šių principų:
- Procesų suvienodinimas taikant vieningas procedūras, ataskaitas, auditavimą. Pavyzdžiui, įmonėje, taikančioje ISO 9001 (kokybės vadybos sistema) ir ISO 27001 (informacijos saugumo vadybos sistema), gali būti atliekamas bendras rizikos vertinimas. Tokiu atveju vienu metu įvertinami tiek kokybės, tiek informacijos saugumo aspektai.
- Dokumentacijos standartizavimas – bendra dokumentų valdymo sistema, kurioje naudojama vieninga terminologija.
- Bendrų tikslų ir rodiklių nustatymas bei vadovų ir darbuotojų į(si)traukimas vadovaujantis ISO standartų rekomendacijomis įmonės veikloje.
Procesų, dokumentacijos suvienodinimas ir skirtumų paieška
Dokumentacijos standartizavimas – aspektas, kurį aptarti verta detaliau, nes tai – vienas esminių žingsnių, leidžiančių sėkmingai sinchronizuoti kelis ISO standartus. Diegiant ISO standartus, įmonėje paprastai būtina ir tam tikra dokumentacija. Tikėtina, kad dalis šių dokumentų dubliuosis, jie bus reikalingi keliems standartams vienu metu.
Sutaupyti laiko resursų ir išvengti pakartotinio dokumento rengimo padės bendra sistema, kurioje dalis dokumentų atspindi visiems ISO standartams keliamus reikalavimus, o dalis – tikslinius, susijusius su vienu konkrečiu standartu. Įsivaizduokime, kad įmonėje derinami ISO 9001 ir ISO 14001 standartai. Tokiu atveju mums reikės šios dokumentacijos:
- Kokybės valdymo politika (reikalinga ISO 9001).
- Aplinkosaugos valdymo politika (ISO 14001).
- Rizikų vertinimo procedūra ir vidaus audito ataskaitos (bendra abiems standartams).
Vieningas verslo procesų valdymas su ISO: dažniausi iššūkiai ir kaip juos įveikti
Kone dažniausias iššūkis, kylantis integruojant kelis ISO standartus organizacijoje – tai koordinacijos trūkumas. Susidūrus su šia problema, atsiranda ir perteklinės procedūros, dokumentacija ar net darbuotojų abejingumas pokyčiams. Pristigus vieningo požiūrio ir centralizuotos priežiūros, ISO procesai gali dubliuotis, tad ir standartų taikymas – tapti nesuderintas, nesinchroniškas.
Vienas efektyviausių ir įmonei patogiausių sprendimų – pasirinkti vieną ISO standartų diegėją, verslo konsultantą, kuris padėtų įgyvendinti sėkmingą visų standartų integraciją. Be to, kaskart diegiant naują ISO standartą, verta iš anksto įvertinti, ar ateityje gali būti reikalinga kitų standartų integracija. Tokiu atveju procesai gali būti planuojami kompleksiškai jau nuo pat pradžių: tai palengvina standartų taikymą praktikoje, o ir išlaiko aiškų procesų valdymą ilgalaikėje perspektyvoje.
ISO standartai efektyviam verslo valdymui ir pozityviai organizacijos kultūrai
Terminas „ISO standartas“ – puikiai pažįstamas, tačiau ne itin išnaudojamas kasdieniuose organizacijos procesuose? Laikas plėstis į naujus horizontus! Bendraukime ir aptarkime, kaip ISO standartai gali prisidėti prie Jūsų verslo efektyvumo.