Vieningas verslo procesų valdymas: kaip organizacijoje integruoti kelis ISO standartus?

Sklandus ir vieningas verslo procesų valdymas, pasiektas integruotų ISO standartų dėka – tai vis dažnėjanti praktika įvairių organizacijų gretose. Įmonės, kuriose vyrauja keletą ISO standartų vienijanti vadybos sistema, paprastai džiaugiasi ne vienu privalumu – nuo sumažėjusios administracinės naštos iki augančio efektyvumo.

Jau pelnėte keletą ISO sertifikatų, tačiau skirtingos vadybos sistemos į įmonės veiklą įneša daugiau chaoso nei tvarkos? Aptarkime, kaip suvienodinti procesus, standartizuoti dokumentaciją ir spręsti standartų skirtumus sėkmingai integruojant ne vieną ISO standartą organizacijoje.

ISO standartai ir verslo procesų valdymas: kokius integruoti pasirenkama dažniausiai?

ISO standartai ir verslo procesų valdymas: kokius integruoti pasirenkama dažniausiai?

Išgirdus apie ISO standartų integravimo galimybę, dažnai kyla klausimas: ar apskritai įmanoma integruoti keletą skirtingų standartų, jei atrodo, kad nei viena, nei kita ISO paremta vadybos sistema neturi nieko bendro? Tiesą sakant, taip – egzistuoja daugybė kombinacijų, kurių dėka sėkmingas verslo procesų valdymas tampa ypač paprastas ir kurios organizacijose sutinkamos dažniausiai. Keletas populiariausių standartų, sinchroniškai diegiamų tarpusavyje – žemiau

• ISO 9001 standartas – kokybės vadybos sistema.
• ISO 14001 standartas – aplinkos apsaugos vadybos sistema.
• ISO 45001 standartas – darbuotojų saugos ir sveikatos vadybos sistema.
• ISO 27001 standartas – informacijos saugumo vadybos sistema.

Nors šie ISO standartai orientuoti į skirtingas sritis, sėkmingas verslo procesų valdymas neįsivaizduojamas be nė vienos jų. Būtent todėl atvejais, kai diegamas jau ne pirmas ISO standartas, organizacijos dažnai taiko bendrą metodologiją, kuri leidžia sinchroniškai valdyti visus veiklos aspektus.

Sinchroniškas ISO standartų diegimas – kodėl verta?

Tiek vieno, tiek ir keleto ISO standartų diegimas organizacijai suteikia tokias naudas kaip:

• aiškesnės atsakomybės sritys;
• augantis klientų pasitikėjimas.

Tiesa, pasirinkus kelių standartų integravimą į vieną organizaciją, privalumų atsiranda kur kas daugiau. Integruodama kelis ISO standartus, įmonė gali pasiekti:

paprastesnius vidinius auditus (nes vieninga sistema leidžia efektyviau atlikti vertinimus ir nustatyti tobulintinas sritis).

• efektyvesnį verslo procesų valdymą;
• mažesnę administracinę naštą;
• geresnį rizikos valdymą ir kontrolę;
• aiškesnės atsakomybės sritys.
• augantis klientų pasitikėjimas.

Vieningas verslo procesų valdymas su ISO: dažniausi iššūkiai ir kaip juos įveikti

Kone dažniausias iššūkis, kylantis integruojant kelis ISO standartus organizacijoje – tai koordinacijos trūkumas. Susidūrus su šia problema, atsiranda ir perteklinės procedūros, dokumentacija ar net darbuotojų abejingumas pokyčiams. Pristigus vieningo požiūrio ir centralizuotos priežiūros, ISO procesai gali dubliuotis, tad ir standartų taikymas – tapti nesuderintas, nesinchroniškas.

Vienas efektyviausių ir įmonei patogiausių sprendimų  – pasirinkti vieną ISO standartų diegėją, verslo konsultantą, kuris padėtų įgyvendinti sėkmingą visų standartų integraciją. Be to, kaskart diegiant naują ISO standartą, verta iš anksto įvertinti, ar ateityje gali būti reikalinga kitų standartų integracija. Tokiu atveju procesai gali būti planuojami kompleksiškai jau nuo pat pradžių: tai palengvina standartų taikymą praktikoje, o ir išlaiko aiškų procesų valdymą ilgalaikėje perspektyvoje.

Ar ISO standartų integravimas – sunki užduotis?

Jau vienas ISO sertifikatas dažnam verslui atrodo kaip didžiulis iššūkis, tad ar kelių standartų integracija netaps neįveikiama užduotimi, su kuria verslo procesų valdymas tik dar sudėtingesnis? Trumpai atsakant: ne, o didesnės pastangos ruošiantis atsiperka ir saldesniais rezultatais. 

Svarbu žinoti, kad visi ISO standartai paremti ta pačia struktūra, vadinamuoju Annex SL „karkasu“. Tai reiškia, kad dalis pagrindinių skyrių (kontekstas, lyderystė, planavimas, vertinimas ir kt.) yra vienodi visiems standartams, nepriklausomai nuo srities. Skiriasi tik turinio detalės – t. y., kaip individualūs ISO standartai pritaikomi konkrečiai temai: kokybei, aplinkosaugai, informacijos saugumui ar kt. 

Dėl šios priežasties integruota standartizacija – gana įveikiama užduotis, nes skirtingi ISO standartai neprieštarauja vienas kitam. Priešingai, jie papildo bendrą vadybos sistemą ir ją labiau sustiprina.

ISO standarto struktūra Annex SL: kas bendra, o kas kintama?

ISO standarto skyrius („clause“)	Ar šis skyrius universalus?
1-3. Įvadas, taikymo sritis, terminai	Taip.
4. Organizacijos kontekstas	Taip.
5. Lyderystė	Taip.
6. Planavimas	Iš dalies. Gali skirtis rizikų tipai.
7. Palaikymas	Iš dalies. Gali skirtis dokumentacijos pobūdis pagal sritį.
8. Veikla	Ne. Aprašomi konkretūs procesai pagal standarto temą.
9. Veiklos vertinimas	Taip.
10. Tobulinimas	Taip.

Kelių ISO standartų integracija: kaip tai įgyvendinti?

Kaip taikyti pagrindinius integracijos principus?

1. Įvertinkite esamą situaciją. Kurie ISO standartai jau įdiegti, kur projektų valdymas dubliuojasi, kur pastebite spragų?
2. Suvienodinkite procesus. Pasitelkite vieningas procedūras, ataskaitų ar auditavimo formas. Pavyzdžiui, derinant ISO 9001 ir ISO 27001, rizikos vertinimas gali būti bendras – tiesiog apimantis tiek kokybės, tiek informacijos saugumo aspektus.
3. Standartizuokite dokumentaciją. Susikurkite bendrą dokumentų valdymo sistemą, kurioje naudojama ta pati terminologija, formatai, informacijos saugojimo taisyklės.
4. Išsikelkite bendrus tikslus. ISO standartų dėka norimus pasiekti tikslus formuokite taip, kad jie ne prieštarautų, o tarpusavyje papildytų vienas kitą.
5. Į pokyčius įtraukite ir komandą, ir vadovybę. Kad verslo procesų valdymas su ISO standartais veiktų vieningai, svarbus tiek vadovų palaikymas, tiek komandos įsitraukimas – skatinkite lyderystę, paremtą aiškiai pasidalintomis atsakomybėmis.
6. Nuolat tobulinkite. Audituokite, stebėkite rizikas, vertinimo rodiklius visiems standartams – taip laiku pastebėsite tobulintinas sritis.

Procesų, dokumentacijos suvienodinimas ir skirtumų paieška

Dokumentacijos standartizavimas – aspektas, kurį aptarti verta detaliau, nes tai – vienas esminių žingsnių, leidžiančių sėkmingai sinchronizuoti kelis ISO standartus. Diegiant ISO standartus, įmonėje paprastai būtina ir tam tikra dokumentacija. Tikėtina, kad dalis šių dokumentų dubliuosis, jie bus reikalingi keliems standartams vienu metu.

Sutaupyti laiko resursų ir išvengti pakartotinio dokumento rengimo padės bendra sistema, kurioje dalis dokumentų atspindi visiems ISO standartams keliamus reikalavimus, o dalis – tikslinius, susijusius su vienu konkrečiu standartu. Įsivaizduokime, kad įmonėje derinami ISO 9001 ir ISO 14001 standartai. Tokiu atveju mums reikės šios dokumentacijos:

• Kokybės valdymo politika (reikalinga ISO 9001).
• Aplinkosaugos valdymo politika (ISO 14001).
• Rizikų vertinimo procedūra ir vidaus audito ataskaitos (bendra abiems standartams).

Nesinchronizuotos ISO vadybos sistemos = prastas verslo procesų valdymas?

Neintegruotos sistemos – tai problema, kuri paprastai iškyla ISO standartus diegiant skirtingu laiku ir su skirtingais diegėjais. Kokios to pasekmės? Besidubliuojantys procesai, didesnė administracinė našta ar duomenų neatitikimai. Pastebėjus laiku, šie trūkumai nebūtinai kritiniai, tačiau juos ignoruojant, ilgainiui šie gali tapti pagrindine priežastimi, kodėl projektų valdymas ar visų verslo procesų valdymas nėra sėkmingas.

Norint išspręsti šias problemas, kone didžiausia rekomendacija – diegiant visus ISO standartus, net jei šiuos procesus skiria kelerių metų laikotarpis, rinktis tą patį diegėją. Jei tą padaryti sudėtinga – svarbu kaskart peržiūrėti dokumentų valdymo procesus, naudoti bendras metodikas ir vykdyti nuoseklią procesų analizę naujo standarto diegimo metu. Tokie veiksmai leis išvengti procesų dubliavimo ir susikurti aiškesnį žingsnių planą sinchroniškam kelių standartų įgyvendinimui įmonėje.

DUK

Kiek laiko užtrunka kelių ISO standartų integracija?

Pasidalinti laiko prognoze sudėtinga, nes trukmė gali priklausyti nuo įmonės dydžio, pasirengimo ir to, ar ISO standartai jau naudojami kasdien. Kelių standartų integracija gali užtrukti ir 3-6 mėn., tačiau kiekvieno papildomo standarto diegimas dažnai vyksta greičiau.

Kada geriausia kreiptis į konsultantus dėl ISO standartų integracijos?

Idealiausia – dar prieš diegiant pirmąjį standartą. Konsultantas padės procesus suplanuoti taip, kad ateityje pretenduojant į daugiau ISO sertifikatų, įmonės vadybos sistemoje neprireiktų pernelyg didelių pokyčių.

Kaip nuspręsti, kurie standartai organizacijai yra būtiniausi?

Pirmas žingsnis – įvertinti, kurios sritys turi didžiausią poveikį organizacijos veiklai, efektyvumui ir reputacijai. Dažniausiai pradedama nuo ISO 9001 (padeda aiškiai apibrėžti procesus, atsakomybes, užtikrinti paslaugų / produktų kokybę); ISO 27001 (svarbus organizacijoms, valdančioms didelius informacijos srautus), ISO 14001 (itin aktualu gamybos, logistikos, statybos sektoriams).

Kas Lietuvoje prižiūri ISO standartus ir jų taikymą?

Lietuvoje už ISO standartus atsakingas Lietuvos standartizacijos departamentas (LSD), kuris tvarko nacionalinius standartus, juos leidžia ir tvirtina, tačiau taip pat yra ISO narys.