Vadybos sistemų priežiūra
ir audito paslaugos
Vadybos sistemų priežiūra ir audito paslaugos – kad organizacijos veikla taptų ar išliktų struktūruota, tvarkinga bei atliepianti aukščiausios kokybės principus.
Ypač – planuojant diegti, bet lygiai taip pat – ir jau įdiegus ISO standartą, svarbu nuolat stebėti ir adaptuoti vadybos sistemą, pasirengti auditams ir žengti koja kojon
su evoliucionuojančiais procesais. Ši paslauga – būtent apie tai.
Kas yra vadybos
sistemų priežiūra?
Įdiegti ISO standartai tampa neatsiejama organizacijos procesų ir kultūros dalimi, jų dėka efektyvinami verslo procesai, gerinami naudingi verslo procesų įgūdžiai, tokie kaip rizikos valdymas, pokyčių valdymas, procesų valdymas. Teisinga vadybos sistemų priežiūra – raktas į maksimalias teikiamas naudas.
Kaip ir bet kuris kitas verslo procesų komponentas, taip ir vadybos sistema, siekiant užtikrinti maksimalią jos naudą ir įdiegtų standartų įgyvendinimą, turi būti prižiūrima, reguliariai atliekamas vidaus ir išorės auditas, ISO sertifikavimas.
Vadybos sistemos, audito paslaugos
Kaip užtikrinti jų efektyvų įgyvendinimą, maksimalų naudų organizacijai pajutimą, prižiūrėti, audituoti ir sertifikuoti? Galimi du būdai:
1. Verslo struktūroje tam deleguotas ir apmokytas teisingai atlikti šias pareigas atsakingas asmuo.
2. Mūsų verslo konsultantas – už jūsų vadybos sistemos priežiūros funkcijas bei pasirengimą sertifikavimo auditams atsakingas asmuo.
Vadybos sistemų priežiūra, audito paslaugos
Kuo galime
jums padėti?
Jau įdiegti ISO standartai (vadybos sistemos) – atnaujinimas.
Kelia nerimą tokios sąvokos, kaip priežiūros auditas, vidaus auditas, išorės auditas ar sertifikavimo auditas? Laikas plėstis paslaugų sąraše – verslo konsultacijos sklandiems procesams ir vidaus audito paslaugos, reikalingos rengiantis ISO sertifikacijai.
Projekto
etapai
Vadybos sistemų atnaujinimas pagal ISO standartų reikalavimus
1. Išanalizuojamas praėjęs išorės auditas ir jo rezultatai.
2. Atliekamas įmonės naudojamos dokumentacijos, darbo tvarkų, formų atnaujinimas pagal poreikį ir ISO standartų reikalavimus.
3. Numatomos verslo konsultacijos, skirtos pagerinti esamą vadybos sistemą pagal ISO standarto reikalavimus.
4. Atliekamas privalomų procesų ir dokumentų atnaujinimas.
5. Vidaus audito paslaugos – proceso moderavimas.
6. Vadovybinės vertinamosios analizės susirinkimo vedimas.
7. Priežiūros auditas. Verslo konsultacijos teisingam pasiruošimui.
Nuolatinė vadybos sistemų priežiūra – rekomendacija ar būtinybė?
Yra verslų, kurie svarsto, ar vadybos sistemų priežiūra apskritai reikalinga. Ir nors tokių įmonių, kurios sėkmingai veikia be šios paslaugos, apstu, tai nebūtinai reiškia, kad toks modelis ilgainiui išliks tvariu ir naudingu. Neskiriant nuolatinės priežiūros įmonės vadybos sistemai, rizika suklysti, nepastebėti neatitikčių ar ignoruoti svarbius pokyčius ženkliai išauga.
Vadybos sistemų priežiūra ir vidaus audito paslaugos rekomenduojamos todėl, kad jos išmoko įmonę ir jos komandą reguliariai vertinti savo procesus. Kai nuolat skiriate dėmesio veiklos auditavimui (ar pasiruošimui auditui), rizikos valdymas, pokyčių valdymas tampa kur kas paprastesni. Tai reiškia, kad atsiranda įprotis greitai reaguoti ir žinoti, kaip veikti net krizinėse situacijose. Be to, vadybos sistemos priežiūra ar vidaus audito paslaugos padeda pasirengti nepriklausomų sertifikavimo įmonių atliekamiems auditams, kurie neišvengiami, jei tikslas – ISO sertifikatas.
Vadybos sistemų priežiūra dažnai peržengia ir ISO ribas – nuosekliai rūpinantis verslo vadyba, įmonės intuityviai priartėja ir prie tokių reikalavimų kaip BDAR reglamentas ar NIS2 direktyva – net jei jie tiesiogiai nesusiję su ISO, jų esmė itin artima.
Vadybos sistemų priežiūra ir audito paslaugos su verslo konsultantu – kodėl naudinga?
Vadybos sistemų priežiūra, vidaus auditas ir kitos su ISO sertifikavimu susijusios užduotys tampa kur kas efektyvesnės, kai į jas įsitraukia išorinis verslo konsultantas. Kodėl?
– Ekspertinė patirtis. Konsultantai dirba su įvairių sričių įmonėmis, todėl puikiai mato dėsningumus tarp jų ir žino, kokie universalūs sprendimai pasiteisins visiems verslams, o kur prireiks individualių pokyčių. Be to, jie atpažįsta dažniausiai daromas klaidas ir padeda atrasti jų sprendimo būdą – stengiantis tai atlikti savarankiškai, dažnai sugaištama daug daugiau laiko.
– Nešališka nuomonė. Įmonės viduje kai kurios neatitiktys ar iššūkiai gali likti tiesiog nepastebėti „užsisukus savo rate“. Konsultantas padeda į tai pažvelgti objektyviai.
– Kartais verslas orientuojasi į baigtinį rezultatą (didesnius pardavimus, prekių ar paslaugų kokybę), bet ne patį procesą, reikalingą rezultatui pasiekti. Verslo audito konsultacijos padės suplanuoti kelią nuo A iki Z, kad sėkmė užkluptų ne atsitiktinai, o nuosekliai.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip dažnai reikia atlikti vidaus auditą?
Vidaus auditas – vienas svarbiausių vadybos sistemos priežiūros elementų, todėl jį rekomenduojama atlikti bent kartą per metus. Kodėl svarbu tai daryti reguliariai? Auditas leidžia laiku pastebėti galimas neatitiktis ir užtikrinti, jog procesai iš tiesų atlieptų ISO standartų reikalavimus.
Jei organizacijoje vyksta reikšmingi pokyčiai (pvz., kuriami nauji padaliniai, keičiamos darbo tvarkos, diegiamos technologijos), vidaus auditas gali būti reikalingas ir dažniau.
Jei planuose – ISO sertifikatas arba jo atnaujinimas, vidaus auditą naudingiausia atlikti prieš priežiūros auditus (kurie vyksta kasmet) bei prieš sertifikato pratęsimo auditą (kuris vyksta kas trejus metus). Tokiu būdu laiku pastebėsite spragas, galėsite jas ištaisyti ir išvengsite nemalonių siurprizų jau nepriklausomos auditavimo įmonės atliekamo audito metu.
Kaip pasiruošti auditui?
Planuojant vidaus auditą pasiruošimo nereikia, nes šio audito tikslas ir yra diagnostika, silpnųjų vietų identifikavimas. Jei planuojamas priežiūros sertifikavimo auditas, pasiruošimas turi būti kryptingesnis. Čia dažnai ir prireikia verslo konsultanto pagalbos. Verslo audito konsultacijos metu specialistas nurodys, į ką auditoriai gali atkreipti dėmesį, kokias procedūras būtina atnaujinti, kokius dokumentus paruošti. Tokia pagalba leidžia įmonėms ateiti į auditą su pasitikėjimu, kad procesai atitinka standartą, o dokumentacija parengta tvarkingai.
Kuo skiriasi vidaus, sertifikavimo ir priežiūros auditai?
Vidaus auditas – tai įmonės vidinis procesas, kai patys darbuotojai arba pasitelkti specialistai (verslo konsultantai) įvertina, ar vadybos sistema veikia tinkamai ir kur galima tobulėti. Sertifikavimo auditas atliekamas nepriklausomos sertifikavimo įstaigos siekiant įgyti ISO sertifikatą. Priežiūros auditas vyksta kasmet po sertifikavimo – jo metu tikrinama, ar įmonė vis dar laikosi taisyklių ir ar sertifikatas gali galioti toliau.
Ar vadybos sistemos atnaujinimas būtinas, jei veikla nesikeičia?
Tokiu atveju esminių pokyčių vadybos sistemoje atlikti nebūtina, tačiau ją stebėti ir vertinti – stipriai rekomenduojama. Vis dėlto nereikėtų pamiršti, kad verslas nėra statiškas. Augdama įmonė natūraliai kinta, atsiranda daugiau darbuotojų ar esami įgyja daugiau funkcijų, procesai tobulėja. Net jei atrodo, kad niekas nepakito, dažnai išauga poreikis atlikti bent minimalius atnaujinimus. Būtent todėl rekomenduojama nepraleisti vidaus auditų – geriau reguliariai peržiūrėti sistemą ir pamatyti, kad ji veikia puikiai, negu ilgainiui prarasti kontrolę ir nepasiruošti galimiems iššūkiams ateityje.
Susisiekime!
Kyla daugiau klausimų, norėtųsi patarimo ar aiškaus
rekomenduojamų žingsnių plano?
