Partneris ar viešasis pirkimas reikalauja ISO sertifikato – nuo ko pradėti?

Užsienio partneris paprašė ISO sertifikato? Reikalavimą radote konkurso ar viešojo pirkimo sąlygose? Tokiose situacijose pirmoji mintis dažnai būna paprasta – reikia kuo greičiau „gauti ISO“, tačiau pradėti verta ne nuo sertifikavimo įstaigos ar naujų dokumentų rengimo. Pirmiausia reikia tiksliai išsiaiškinti, kokio standarto, kokiai veiklos sričiai ir iki kada iš jūsų iš tiesų reikalaujama.

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ar ISO/IEC 27001 sprendžia skirtingus organizacijos valdymo klausimus, o pats sertifikatas yra tik paskutinis proceso žingsnis. Iki jo organizacijoje turi būti įdiegta ir praktiškai veikianti atitinkamo standarto reikalavimus atitinkanti vadybos sistema.

Kodėl partneriai prašo ISO sertifikato?

ISO sertifikatas partneriui leidžia nepriklausomai patikrintu būdu įsitikinti, kad tam tikra organizacijos veiklos sritis valdoma pagal tarptautiniu mastu pripažintus reikalavimus.

Vienu atveju svarbiausia gali būti kokybės vadyba, kitu – informacijos saugumas, darbuotojų sauga ar poveikis aplinkai. Todėl tarptautinės įmonės savo tiekėjams ir partneriams neretai nustato konkrečius vadybos sistemų reikalavimus.

Jei ISO sertifikato prašo potencialus klientas ar užsienio partneris, verta paprašyti tikslios reikalavimo formuluotės. Vien pasakymo „reikia ISO“ nepakanka – turi būti aišku, kokio standarto ir kokios veiklos apimties sertifikato tikimasi.

ISO sertifikatas viešajame pirkime – ką svarbu žinoti?

ISO sertifikatas nėra bendras reikalavimas norint dalyvauti visuose viešuosiuose pirkimuose, tačiau Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymas numato, kad perkančioji organizacija tam tikrais atvejais gali reikalauti nepriklausomos įstaigos išduoto sertifikato, patvirtinančio tiekėjo atitiktį kokybės vadybos ar aplinkos apsaugos vadybos sistemos standartams. Kartu teisės aktai numato ir lygiaverčių sertifikatų bei tam tikrais atvejais kitų lygiaverčių įrodymų pripažinimą, todėl pirkimo sąlygose pamačius, pavyzdžiui, ISO 9001 ar ISO 14001, pirmiausia verta perskaityti visą reikalavimą, o ne tik standarto numerį.

Svarbu įvertinti

• koks konkretus standartas nurodytas;
• kokiai veiklai turi galioti vadybos sistema;
• kokiu dokumentu turi būti įrodoma atitiktis;
• ar numatyti lygiaverčiai sertifikatai ar kitos įrodinėjimo priemonės;
• kuriame pirkimo etape įrodymas turi būti pateiktas.

Viešųjų pirkimų tarnybos praktikoje taip pat aiškiai atskiriamas reikalavimas turėti visą sertifikuotą aplinkos apsaugos vadybos sistemą nuo reikalavimo taikyti tik tam tikras aplinkos apsaugos vadybos priemones, todėl vieno universalaus atsakymo „viešajam pirkimui reikia ISO“ nėra.

Kokio ISO standarto gali būti prašoma?

Standartas	Ką jis apima
ISO 9001	Kokybės vadybą ir organizacijos procesų valdymą
ISO 14001	Aplinkos apsaugos vadybą
ISO 45001	Darbuotojų saugos ir sveikatos vadybą
ISO/IEC 27001	Informacijos saugumo vadybą
ISO 37001	Antikorupcinę vadybą
ISO 13485	Medicinos priemonių kokybės vadybą
ISO/IEC 42001	Dirbtinio intelekto vadybą

Kuris standartas aktualus konkrečiai organizacijai, priklauso ne tik nuo jos veiklos. Praktikoje pasirinkimą gali nulemti ir partnerio reikalavimas, rinka, į kurią įmonė planuoja žengti, viešojo pirkimo sąlygos ar kiti organizacijai taikomi reikalavimai.

Standarto diegimas ir sertifikavimas – ne tas pats

Norint gauti ISO sertifikatą, pirmiausia organizacijoje turi būti sukurta ir įgyvendinta konkretaus standarto reikalavimus atitinkanti vadybos sistema. Tai reiškia, kad reikia įvertinti esamus procesus, rizikas, atsakomybes ir dokumentaciją, atlikti reikalingus pakeitimus, įtraukti darbuotojus bei patikrinti, ar sistema realiai veikia.

„Laikas plėstis“ padeda organizacijai įdiegti ar atnaujinti vadybos sistemą ir pasiruošti sertifikavimo auditui.

Patį sertifikavimo auditą atlieka nepriklausoma sertifikavimo įstaiga. Būtent ji, įvertinusi vadybos sistemos atitiktį standarto reikalavimams, priima sprendimą dėl sertifikato išdavimo.

Nuo ko pradėti, kai ISO sertifikato jau prašoma?

Pirmasis žingsnis – ne kurti naujas procedūras, o įvertinti reikalavimą ir esamą situaciją. Jei partneris atsiuntė savo reikalavimų dokumentą, o ISO sertifikatas nurodytas viešojo pirkimo sąlygose, pirmiausia verta atsakyti į tris klausimus:

• Ko tiksliai iš mūsų reikalaujama?
• Ką organizacijoje jau turime?
• Ko dar trūksta iki reikalaujamos atitikties?

Dažnai paaiškėja, kad dalis standarto reikalaujamų procesų organizacijoje jau egzistuoja – yra nustatytos atsakomybės, naudojamos procedūros, valdomos rizikos ar atliekama veiklos kontrolė. Tokiu atveju nereikia visko kurti iš naujo. Reikia esamą sistemą įvertinti, papildyti ir sujungti į nuosekliai veikiančią vadybos sistemą.

O jeigu iki pasiūlymo ar sutarties termino liko nedaug laiko?

ISO sertifikavimo procesui universalaus termino nėra. Jo trukmė priklauso nuo pasirinkto standarto, organizacijos dydžio ir veiklos sudėtingumo, esamų procesų brandos, reikalingų pokyčių ir sertifikavimo įstaigos audito galimybių, todėl gavus ISO reikalavimą nereikėtų laukti iki paskutinės savaitės.

Jei sertifikatas reikalingas konkrečiam konkursui ar viešajam pirkimui, pirmiausia reikia tiksliai patikrinti kada ir kokį atitikties įrodymą reikalaujama pateikti. Viešojo pirkimo atveju svarbu vadovautis būtent konkretaus pirkimo dokumentais, o kilus neaiškumams – juos išsiaiškinti dar iki pasiūlymo pateikimo.

ISO reikalavimas gali tapti ne tik prievole

Jei vadybos sistema kuriama vien tam, kad audito dieną būtų galima parodyti reikiamus dokumentus, didelė dalis ISO vertės lieka neišnaudota. Tinkamai įdiegta sistema gali padėti aiškiau paskirstyti atsakomybes, suvaldyti rizikas, sumažinti procesų priklausomybę nuo konkrečių žmonių ir nuosekliau kontroliuoti organizacijos veiklą, todėl iš partnerio ar viešojo pirkimo gautas ISO reikalavimas gali tapti gera proga ne tik gauti reikalingą sertifikatą, bet ir sutvarkyti procesus, kuriuos organizacija jau kurį laiką norėjo pagerinti.

DUK

Ar ISO sertifikatas įmonei yra privalomas?

Pats ISO sertifikavimas daugeliu atvejų nėra bendra teisės aktuose visoms įmonėms nustatyta prievolė. Tačiau konkretaus ISO sertifikato gali prašyti klientas ar verslo partneris, o vadybos sistemos reikalavimas gali būti nustatytas ir konkretaus viešojo pirkimo dokumentuose, todėl ISO sertifikato poreikį reikia vertinti pagal konkrečią organizacijos situaciją ir jai taikomus reikalavimus.

Ar viešajame pirkime būtina turėti būtent nurodytą ISO sertifikatą?

Reikia vadovautis konkretaus pirkimo sąlygomis. Viešųjų pirkimų įstatymas numato pareigą pripažinti atitinkamus lygiaverčius sertifikatus, o tam tikrais pirkimų atvejais gali būti priimami ir kiti lygiaverčių vadybos užtikrinimo priemonių įrodymai, todėl vien iš pirkimo dokumentuose paminėto „ISO“ nereikėtų daryti išvados, kad visais atvejais galimas tik vienas konkretus dokumentas.

Ar pakanka įsidiegti ISO standartą, ar reikia sertifikato?

Tai priklauso nuo reikalavimo. Organizacija gali taikyti ISO standarto principus ir neturėdama sertifikato. Tačiau jeigu klientas, partneris ar pirkimo sąlygos reikalauja nepriklausomos įstaigos išduoto sertifikato, vien organizacijos deklaracijos, kad vadybos sistema atitinka ISO standartą, gali nepakakti.

Kas išduoda ISO sertifikatą?

ISO pati organizacijų nesertifikuoja. Sertifikavimo auditą atlieka nepriklausoma sertifikavimo įstaiga, kuri, įvertinusi vadybos sistemos atitiktį konkretaus standarto reikalavimams, priima sprendimą dėl sertifikato išdavimo. Konsultanto vaidmuo – padėti organizacijai tinkamai įdiegti vadybos sistemą ir pasiruošti tokiam auditui.

Kiek laiko užtrunka pasiruošti ISO sertifikavimui?

Vieno termino nėra. Pasirengimo trukmė priklauso nuo organizacijos dydžio, veiklos sudėtingumo, pasirinkto standarto ir to, kiek reikalingų procesų organizacijoje jau veikia, todėl gavus konkretų terminą iš partnerio ar pirkimo vykdytojo situaciją verta įvertinti kuo anksčiau.

Kaip žinoti, kokio ISO standarto mums reikia?

Jeigu poreikis kilo dėl partnerio ar viešojo pirkimo, pirmiausia reikėtų remtis jo pateiktu reikalavimu, jeigu ISO diegiamas organizacijos iniciatyva, standartas pasirenkamas pagal veiklos sritį, didžiausias rizikas, klientų lūkesčius ir organizacijos tikslus.